היתרונות של מינוי DPO חיצוני
לא תמיד קל לחברה ליצור משרת DPO באופן פנימי או אפילו להכשיר עובד לתפקיד זה. ברוב המקרים, עדיף להשתמש בסוכנות DPO חיצונית לביצוע משימה זו, או לפעמים פשוט לסייע ל-DPO הקיים שמונה באופן פנימי.
צריך להתקשר למומחה במשפט ומערכות מידע
למיקור חוץ של פונקציית ה-DPO יש יתרונות רבים. זכור כי כניסת ה-GDPR לתוקף מחייבת היכרות מעמיקה עם הרגולציה, הטכנולוגיות הזמינות והנהלים שיש ליישם ולתחזק. לפיכך, ה-DPO מוסמך מאוד כמפורט בסעיף 37, סעיף 5 של ה-GDPR. ה-DPO עשוי להיות עורך דין (באופן אידיאלי עם ידע טכני וניסיון הקשורים למערכות מידע) או מומחה אבטחת IT. בכל המקרים, ה-DPO חייב להוכיח שליטה בדרישות החוקיות של ה-GDPR, מומלץ בחום לקבל אישור כשירות.
מזעור עלויות ותוצאות מיידיות
שילוב של עובד חדש מהווה נטל משמעותי עבור החברה. הליך גיוס, שכר, חיובים סוציאליים, או אפילו הכשרת העובד, יש לקחת בחשבון את כל המרכיבים הללו לפני תחילת הליך גיוס. פתרון ה-DPO החיצוני הוא הצעה סוהר, ללא עלויות נסתרות ובקלות לתקציב. לכן החברה נהנית מהחזר מואץ על ההשקעה.
ידע ומומחיות של ה-DPO החיצוני
בתחום הציות והגנת מידע, חיוני להיות מסוגל להעריך את הידע של מועמדים לגיוס וזה לא קל, במיוחד כשמדובר בתפקיד DPO. למי אם כן יש את הידע והכישורים הדרושים בחברה כדי להעריך את המועמד?
גמישות DPO חיצונית
במקרה של גיוס מצער, הסיכון של החברה גדל אז. כמה זמן לוקח עד שאתה מבין זאת? …לבצע את הפיטורים בתוך המועדים? …כדי להיות מסוגלים להתחיל הליך גיוס חדש? קצין הגנת מידע חיצוני מציע גמישות רבה: התחלה מיידית, ללא התחייבות, מדרגיות מובטחת בהתאם לפעילות שלך ולצרכים שלך, אפשרות לשנות DPO בכל עת.
אתה לקוח ולא מעסיק של ה-DPO החיצוני שלך
היותך לקוח של ה-DPO שלך מאפשר לך יותר מכל להתמקד בפעילות הליבה של העסק שלך ולגשת לציות בשלווה רבה יותר. הסכם השירות עם ה-DPO החיצוני שלך מאפשר לך למזער את אחריותך באופן משמעותי, לצמצם את המשימות הניהוליות שלך ולהנות מהפתרונות שמספקים DPO החיצוני שלך.
חזק את אמון הלקוחות והשותפים שלך במותג.
מינוי DPO חיצוני הוא פתרון יעיל לבניית אמון המותג של הארגון שלך. על הלקוחות שלך מוטלת חובה להבטיח שקבלני המשנה שלהם יעמדו בדרישות ה-GDPR, האחריות שלהם עשויה להיות מעורבת ישירות על בסיס הפרת החובה שלך. סעיף 82 ל-GDPR – הזכות לפיצוי ואחריות מספק פרטים במובן זה שאנו מזמינים אותך לקרוא.
אם לא תבצע שום תהליך תאימות, סביר מאוד שהלקוחות והלקוחות הפוטנציאליים שלך יתפתו במוקדם או במאוחר לפנות לאחד מהמתחרים שעומדים ב-GDPR. זה די מובן שכן הם מבקשים למזער את האחריות שלהם ולחזק את תדמית המותג שלהם בעיני הלקוחות שלהם.
היה פרואקטיבי, הפוך את המחויבות שלך ליתרון תחרותי, ושלח מיד ללקוחות ולשותפים שלך את פרטי הקשר של ה-DPO החיצוני החדש שלך. בכך אתה מוכיח את רצונך להציב את ההגנה על נתונים אישיים כאחד מסדר העדיפויות העליון של החברה שלך.
שירותים עיקריים המוצעים על ידי ה-DPO החיצוני
אנו תומכים בך בהתאם להמלצות ה-CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) וה-GDPR, במיוחד בנוגע ל:
- הודעות
- הרשאה
- העברת נתונים
- הנחיית קובצי Cookie
- דוח שנתי
- נתונים בקשות לנושא
- הדרכה בהתאמה אישית
ביקורת והמלצות לעיבוד נתונים
אנו מעריכים את רמת הציות שלך לתקנות הגנת הנתונים הנוכחיות כגון GDPR. השוואה של מצבך לדרישות החוק מאפשרת לזהות את הליקויים ולשתף אותך בהמלצות שיושמו בעקבות צו עדיפות.
העברות נתונים חוצות גבולות
אנו מסייעים ללקוחותינו בניהול העברת נתונים אישיים עבור פעולות גלובליות. מדובר בהעברות מחוץ לגבולות השטח הכלכלי האירופי (EEA) למדינות המציעות רמות שונות של הגנה בהתאם לסטנדרטים של הנציבות האירופית, מרמה נאותה (שוויץ, ישראל וכו') למדינות "בעייתיות" יותר (כמו ארצות הברית). אנו בוחנים את האפשרויות המשפטיות הזמינות (סעיפים סטנדרטיים, חוקי תאגיד מחייבים של BCR וכו') ובוחרים את הפתרון היעיל ביותר לאימות ההעברה.
ניהול נתונים בתוך החברה
אנו בוחנים, מעריכים, משנים את עיבוד הנתונים שלך עם המחלקות הרלוונטיות של החברה שלך. אנו עוזרים לך לפתח וליישם מדיניות ניהול נתונים אישיים שתואמות לחוקים הלאומיים החלים ולדרישות התעשייה הספציפיות.
נתונים אישיים של העובדים
אנו מייעצים לך לגבי זכויות העובדים שלך (מעקב וידאו, מיילים, רשתות חברתיות), מדיניות הפרטיות של נתוני משאבי אנוש ועיבוד לגבי קטגוריות רגישות של נתונים אישיים.
חקירות רשות הפיקוח
עונשים מנהליים ופליליים מהווים איום אמיתי על ארגונים שמתרשלים ב-GDPR. רשויות פיקוח לאומיות, כגון CNIL בצרפת, מבצעות באופן קבוע בדיקות באתר בעקבות הפרה שדווחה להן.
מומלץ לארגונים להקדים את החקירות הללו, מכיוון שלעתים קרובות הן מובילות לחשיפת הפרות גדולות בהרבה מזו שלשמה החל ההליך. אנו מסייעים ללקוחותינו במהלך חקירות על ידי רגולטורים ומסייעים להם במהלך כל התדיינות משפטית הנובעת מכך על מנת להפחית את אחריותם, להפחית את הנזק למוניטין שלהם ולהימנע מקנסות מופקעים.
אימונים
אנו מאמנים מנהלים בניהול סיכונים הקשורים להגנה על נתונים אישיים, ציות ל-GDPR ושלו
שאלות תשובות לגבי ה-DPO החיצוני
מינוי DPO חיצוני קל בדיוק כמו מינוי DPO פנימי. הנוהל זהה לרשות הפיקוח, ייעודו של קצין הגנת המידע נעשה באופן מקוון דרך אתר CNIL (קישור לממשק ייעוד CNIL) על ידי מילוי טופס בן 4 שלבים: מידע על החברה, מידע על DPO, פומבי פרטי התקשרות ולבסוף סיכום ואחריו הגשה.
ראשית, יש לוודא כי ל-DPO יש את התכונות הנדרשות, שהוא מפגין מומחיות משפטית בתחום הגנת המידע ודיני החוזים, הכרת הטכניקות והכלים הקיימים באבטחת מערכות מידע. יש לוודא שיש לו ביטוח מקצועי על ידי דרישת אישור פוליסת ביטוח המכסה במיוחד את הסיכונים הקשורים ספציפית לפעילות של DPO מחד גיסא ולפעילות של נציג GDPR (שתי הפעילויות נבדלות לחלוטין ואינן נכללות ב- אחד את השני מבחינת אחריות). עליך לוודא כיצד שיתוף הפעולה שלך יתקיים באופן קונקרטי לאורך תהליך הציות ולאחר מכן תחזוקתו.
הערכת העלות של קצין הגנת מידע חיצוני דורשת תשומת לב מיוחדת על מנת לשלוט בתקציב שלך ובכך להצלחת פרויקט הציות בטווח הבינוני. מקובל להשתמש בתעריפים קבועים עבור פונקציות או משימות מסוימות שניתן לצפות אותן באופן סביר מבחינת המורכבות. ניתן להוסיף תעריפים קבועים על ידי תמחור שהושקע בזמן עבור רכיבי משימה שקשה לחזות את עומס העבודה שלהם. לגבי החבילות, הקפידו להגדיר בבירור את השירותים הכלולים מבלי להסתפק בנוסחאות כלליות, לכן עדיף לספק רשימה של תוצרים. אנו ממליצים גם להגדיר מגבלה לכל שירות המוצע כחלק מחבילה.